建設業の書類管理をデジタル化！コスト削減と法令遵守を両立する方法
はじめに
建設業では、契約書や注文書などの膨大な書類管理と、それに伴う印紙代のコスト負担が、長年にわたる大きな課題となっています。
そして今、電子帳簿保存法への対応が実質的に義務化され、書類業務のデジタル化は待ったなしではなく、すでに進行中の課題です。未対応のままでは、業務効率の低下だけでなく、法令違反のリスクも生じかねません。
本記事では、建設業の皆様が抱える「コスト」と「法令対応」の課題を整理し、電子契約クラウドの導入戦略と、建設業特有の課題解決に最適なクラウドサービスが選ばれる理由をご紹介します。
【現状の課題】コストと非効率を生む建設業の書類業務
紙の書類管理は長く続いてきた業務スタイルですが、実は利益を圧迫し、現場の生産性を下げる要因になっています。
紙ベース業務がもたらす3つの大きなコスト
1.印紙代による直接的なコスト負担
下請契約書や注文書に貼付する収入印紙代は、年間を通して大きな固定費となります。
2.電子帳簿保存法への対応遅れとリスク
電子取引データの保存が義務化されている現状で、法要件を満たさなければ、法令違反に繋がる可能性もあります。
3.非効率な管理による「時間ロス」
過去書類の検索や、現場と事務所間の書類移動に時間を取られてしまうことは、結果として業務の進行を遅らせる要因となります。
印紙代を抑え、法令対応を確実にする電子契約とクラウド化
契約書の電子化は、印紙代の削減につながるだけでなく、保管や検索・共有をスムーズにするため、コンプライアンス面でも安心です。
紙の契約書のように保管場所に悩むこともなく、必要なデータをすぐに呼び出せるため、現場からのアクセス性も向上します。
こうした電子契約と契約書クラウド保管の仕組みを提供しているのが「建設PAD」です。現場・事務所問わず必要な書類にすぐアクセスでき、契約業務の効率化を後押しします。
コスト・法令対応で選ばれる「建設PAD」の強み
「建設PAD」は、建設業特有のニーズに応え、高いコストメリットと安心感を提供する電子契約サービスです。
利用ユーザー数無制限のワンプライス制によるコスト効率の高さ
建設PADは、多くのサービスと異なり、利用する協力会社や現場監督の人数が増えても追加料金が発生しない会社単位の定額料金を採用しています。このワンプライス制により、コストを気にすることなく安心して全社的なDXを推進できます。
建設業法に準拠したテンプレートと、電帳法に完全対応した安心のストレージ
建設PADには、建設工事標準下請契約約款など、建設業特有の複雑な書類テンプレートが標準搭載されています。また、締結されたすべての書類は、電子帳簿保存法の要件を満たした状態で安全に保存・管理されるため、法令遵守の面でも安心です。
契約・発注・保管が一つにまとまった一元管理の利便性
下請契約や注文書・請書の発行・締結だけでなく、請求書などの関連書類の保管まで、全て一つのプラットフォームで完結します。これにより、現場と事務所間の情報連携がスムーズになり、過去書類の検索にかかる時間も圧倒的に短縮されます。
まとめ
建設PADは、印紙代の大幅削減、電子帳簿保存法への確実な対応、そして現場と事務作業の効率化を同時に実現できる、建設業のための電子商取引クラウドサービスです。
デジタル化への一歩は、今後の建設会社の競争力を大きく左右します。
「自社でも電子化を始めてみたい」「まずはどんな仕組みか知りたい」――
そんな方は、まずは印紙代の大幅削減を、建設PADで始めてみませんか？
